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archives papier

Stockage d’archives, comment ça marche ?

Parce que toutes les entreprises génèrent des archives, il faut trouver des solutions pour non seulement pouvoir en faire le récolement ponctuellement, mais aussi les stocker. Il faut être en capacité de trouver un document rapidement, en cas de besoin. Concrètement, comment faire ?

Pourquoi stocker les archives ?

Si certains documents d’entreprise peuvent être supprimés, d’autres doivent être conservés, comme le feraient des particuliers. Ainsi, les documents fiscaux d’une entreprise doivent être archivés 5 ans, alors qu’il ne faut garder que pendant 3 ans les dossiers relatifs à des employés que l’on aurait renvoyés. Les documents comptables tels que les factures, ou les pièces justificatives ont une durée de vie de 10 ans avant de pouvoir être supprimés. Mais d’autres pièces, comme les titres de propriété, si vous avez acheté le bâtiment où vous exercez, doivent être archivées pendant 30 ans.

On ne parle ici que de la durée légale, mais dans les faits, il est préférable de toujours garder les justificatifs plus longtemps. Alors, les archives : Un casse-tête ? On imagine le nombre de documents qui sont stockés, plus l’entreprise est importante et plus elle est pérenne dans le temps. Pourtant des solutions existent pour faire les choses correctement.

Les solutions pour un stockage d’archives efficace :

S’il est évident qu’il faut être très rigoureux pour avoir des archives bien ordonnées, il peut être difficile de trouver le bon système de rangement. D’autant que ce travail est énergivore en temps et nécessite d’échoir une personne pour le faire. Si la dématérialisation des archives est un premier point de simplification, il faut quelquefois la doubler avec la conservation des archives papier, pour plus de sûreté.

La dématérialisation peut sembler compliquée, surtout si l’on n’a que peu de connaissances en informatique ou que le matériel n’est pas suffisamment puissant pour stocker beaucoup de données. L’archivage papier, quant à lui, prend de la place utile et on est vite tenté d’accumuler dans la pièce dédiée. Il devient alors hasardeux de retrouver un document précis, une fois que l’on en a besoin.

Dans ce cadre, il est possible de faire appel à des entreprises spécialisées. Elles se chargent alors, non seulement de stocker les archives papier dans les bonnes conditions (à l’abri de la lumière et de l’humidité, entre autres), de les dématérialiser pour en faciliter l’accès, mais procèdent aussi au récolement. Cette action vise à faire le point physique sur les archives, de supprimer celles qui sont surannées. Cela permet à l’entreprise d’avoir une idée précise de l’endroit où se situent les documents liés à l’assurance des bâtiments, par exemple, ou de pouvoir régler un litige dans les meilleurs délais.

Même si vous déménagez, il est possible de faire transporter vos documents. Ces experts de l’archivage proposent des solutions clés en main pour faciliter la tâche des chefs d’entreprise, quel que soit leur domaine d’activité. Professionnels : des solutions existent pour un archivage rigoureux et le récolement de vos archives. N’hésitez pas à demander l’appui d’experts dans ce domaine.